viernes, 13 de julio de 2007 21:11
por
jorgedieguez
¿Cómo mejorar la gestión de la informacion? Con Windows SharePoint Services....
Llevo trabajando con la tecnología ya unos cuantos años y he trabado en varias empresas, tengo amigos empresas grandes y pequeñas.
En todas estas empresas los trabajadores se dedican principalmente a tratar y gestionar la información(logico!:-).
Por ejemplo en una empresa de desarrollo de proyectos e-Learning(trabajé muchos años en ese sector), gestiona normalmente grandes cantidades de documentos: comerciales, contenido de cursos, guiones de cursos, material multimedia, correcciones de los clientes, actas de reuniones.
Por otro lado gestiona un gran número de información en Excel(o incluso en Access): catalogo de producto, plazos de entregas, estado de los proyectos, etc.
¿Cómo se gestiona este tipo de información en la empresa? ¿Que herramientas tecnológicas se usan? Pocas empresas que conozco tienen una forma eficaz de dar tratamiento a esta gestión, en el mejor de los casos los ficheros se organizan en una estructura de carpetas y se habilita como un recurso compartido de red.
Este enfoque origina varios inconvenientes (hay más):
- No es posible hacer versionado(salvo añadiendo las interminable secuencias al nombre del fichero)
- No es posible de forma fácil y lógica describir el fichero(salvo añadir al nombre textos tipo _borrador_para_entregarXXXXXX)
- Es difícil acceder al “repositorio” desde fuera de la LAN
- La búsqueda de información es bastante difícil
¿Cómo se puede resolver estos inconvenientes? Las empresas que tengan en su infraestructura IT servidores Windows(la gran mayoría) lo tienen fácil:
Descargando e Instalando Windows SharePoint Services.
De esta forma y con mínimo esfuerzo obtendrán:
- Un repositorio de archivos, accesible vía WEB.
- Soporte de versionado y etiquetado de archivos
- Una herramienta fácil para compartir información entre grupos de trabajo(incluyendo Foros, Blogs y Wikis).
- Una herramienta para crear sitios de Intranet y publicar contenidos.
- Una herramienta para gestionar Proyectos(agenda, planificación, listas de tareas)
Como referencia ya he publicado aquí algunos comentarios sobre el tratamiento de información en SharePoint
¡Creo que vale la pena probarlo!:-)